Achtergrond
Het lukt de Nederlandse ziekenhuizen tot op heden nog niet om medicatieverificatie rondom ziekenhuisopname bij iedere patiënt uit te laten voeren. De benodigde forse investeringen spelen hierbij waarschijnlijk een grote rol. Hierdoor lopen patiënten nog steeds kans op onbedoelde schade door medicatiefouten rondom zorgtransities. Een veelbelovende strategie om medicatieveiligheid rondom zorgtransities (klinische en poliklinisch) te verbeteren, is het inzetten van eHealth-toepassingen, zoals een online patiëntenportaal, om patiënten actief te betrekken bij medicatieverificatie. Het inzetten van een online patiëntenportaal ter ondersteuning van medicatieverificatie kan bijdragen tot wel 50% reductie van zorgverlenerstijd en een beter geïnformeerde patiënt.
In het Amsterdam UMC, is sinds oktober 2015 op locatie AMC en sinds maart 2016 op locatie VUmc, een online patiëntenportaal MijnDossier in gebruik genomen. MijnDossier biedt patiënten de mogelijkheid om medicatie zoals bekend in het EPD van Amsterdam UMC in te zien, verzoeken tot wijzigingen te sturen en om vragen te stellen over medicatie aan het behandelteam. Het versturen van verzoeken om medicatie te wijzigen, is een functie die op dit moment slechts door 16% van Nederlandse ziekenhuizen wordt aangeboden. Dit biedt ons een bijzondere gelegenheid om in Amsterdam UMC deze medicatiefuncties met inbreng van patiënten en zorgverleners te evalueren en hun bruikbaarheid voor medicatieverificatie te verkennen.
Doelstelling
Het doel van dit onderzoek was om een aanzet te geven tot het herontwerp van medicatieverificatie met behulp van het patiëntenportaal. Hierbij was het begrip “patiënt als partner” leidend.
De volgende onderzoeksvragen stonden centraal bij deze evaluatie en verkenning:
1. Wat is bekend uit de literatuur over het gebruik van een patiëntenportaal ter ondersteuning van medicatieverificatie?
2. Hoe vaak en welke medicatiefuncties van het Amsterdam UMC patiëntenportaal worden gebruikt door Amsterdam UMC patiënten?
3. Hoe zou medicatieverificatie via het patiëntenportaal er in het meest ideale geval uitzien volgens patiënten en zorgverleners?
4. Welke bevorderende en belemmerende factoren voorzien de zorgverleners en patiënten als het ideale proces zou worden geïmplementeerd in de dagelijkse praktijk?
5. Wat vinden Amsterdam UMC patiënten van huidige medicatiefuncties van het patiëntenportaal?
6. Is het inzien en doorgeven van wijzigingen in medicatie door de patiënten via het patiëntenportaal van meerwaarde voor medicatieveiligheid?
Onderzoeksopzet
Dit project bestond uit zes deelonderzoeken om de bovengenoemde zes onderzoeksvragen te kunnen beantwoorden. Elke deelonderzoek had een eigen doelstelling. Deze zes onderzoeken sluiten op elkaar aan conform design thinking methode.
Deelonderzoek 1.1: Literatuurscan (Begrijpen huidige situatie)
April en mei 2017 hebben wij gezocht naar relevante wetenschappelijke literatuur in MEDLINE en EMBASE.
Doel: inzicht verkrijgen in de bestaande kennis over ervaringen van patiënten en zorgverleners met het gebruik van patiëntenportalen ter ondersteuning van medicatieverificatie en effecten van een patiëntenportaal op medicatieverificatie (onderzoeksvraag 1)
Daarnaast is deze scan ook gebruikt om instrumenten en onderwerpen voor andere deelonderzoeken vast te stellen.
Deelonderzoek 1.2: Kwantitatieve analyse MijnDossier gebruik voor medicatie (Begrijpen huidige situatie)
De karakteristieken van de ruim 73.584 patiënten die in de periode juli 2016 t/m december 2017 minimaal één bezoek hebben gebracht aan Amsterdam UMC en actief MijnDossier account hadden, zijn in kaart gebracht. MijnDossier is het patiëntenportaal van Amsterdam UMC.
Doel: inzicht verkrijgen in de patiëntkarakteristieken die significant verband houden met het wel of niet gebruiken van het patiëntenportaal en in het bijzonder van de medicatiefuncties van het patiëntenportaal (onderzoeksvraag 2).
Deelonderzoek 2.1: Focusgroepen met zorgverleners en patiëntvertegenwoordigers (Ontwerpen ideaal proces)
In juni en augustus 2017 hebben we twee multidisciplinaire focusgroepen met zorgverleners en patiëntvertegenwoordigers gehouden. De groepen zijn begeleid door een industrieel ontwerper van TU Delft.
Doel: Het ontwerpen van het ideale proces voor medicatieverificatie met behulp van het patiëntenportaal (onderzoeksvraag 3).
De resultaten uit de focusgroepen zijn besproken met business analisten van het EVA Servicecentrum. EVA staat voor Elektronisch Patiënten Dossier (EPD) VUmc en AMC. Het doel van deze interviews was het in kaart brengen van technische (on)mogelijkheden in het EPD en het patiëntenportaal van EPIC ten aanzien van het ideale proces.
Deelonderzoek 2.2: Prospectieve risico inventarisatie (Fine tunen ideaal ontwerp)
In november en december 2017 is samen 5 zorgverleners en 4 patiënten(vertegenwoordigers) prospectieve risico inventarisatie (PRI) uitgevoerd aan de hand van semigestructureerde interviews. De topiclijst was ontworpen conform de Functional Resonance Analysis Methode (FRAM). In september 2017 is in aanvulling op de PRI een verkennend gesprek uitgevoerd met een expert informatisering van NICTIZ. Het doel van dit gesprek was zicht krijgen op de mate van interoperabiliteit van EPIC met andere zorg-ICT systemen wat betreft medicatiegegevens. De Informatiestandaard Medicatieproces versie 9.0.2 diende hierbij als uitganspunt.21
Doel: de belangrijkste bevorderende en belemmerende factoren in kaart brengen indien het gebruik van het patiëntenportaal ter ondersteuning van medicatieverificatie zou worden geïmplementeerd in de dagelijkse praktijk (onderzoeksvraag 4).
Deelonderzoek 3.1: Vragenlijstonderzoek naar patiëntervaringen (Testen huidig ontwerp)
In de maanden oktober 2017 t/m januari 2018 werden op de preoperatieve screening (POS) polikliniek van het VUmc 2 tot 3 keer per week patiënten geworven voor de vragenlijst onderzoek. Patiënten met een actief MijnDossier account, die gebruik hadden gemaakt van medicatiefunctie “inzien of wijzigingen”, kwamen in aanmerking voor de inclusie.
Doel: gebruikservaringen en wensen in kaart brengen ten aanzien van medicatiefuncties van het patiëntenportaal (onderzoeksvraag 5).
Deelonderzoek 3.2: Inhoudelijke beoordeling medicatiegegevens (Testen huidig proces)
De wijzigingsverzoeken over medicatie die de patiënten via MijnDossier hebben doorgegeven, zijn beoordeeld op juistheid. Een gestructureerde medicatie anamnese (GMA) door een apothekersassistent diende hierbij als de gouden standaard.
Doel: inzicht verkrijgen in de mate waarin patiënten in staat zijn om onjuistheden op te sporen in medicatieoverzichten van het ziekenhuis (onderzoeksvraag 6).
Kernbevindingen (reviewen)
Voor elk deelonderzoek zijn de resultaten samengevat in de vorm van kernbevindingen. Deze zijn te vinden aan het eind van elk deelhoofdstuk.
Checklist & management samenvatting (reviewen)
De resultaten uit deze zes deelonderzoeken worden afgesloten met een checklist voor de optimalisatie van het patiëntenportaal voor medicatieverificatie en een beschouwing van alle resultaten binnen lokale en nationale context
Beoogde resultaat
Dit project is van groot belang om de potentiele voordelen van MijnDossier in het proces van medicatieverificatie optimaal te kunnen benutten en het begrip ‘’de patiënt als partner’’ nader te vorm te geven.
Planning
Resultaten
Inmiddels zijn alle deel onderzoeken afgerond. Het eindrapport kunt u vinden onder tabblad Documenten.
Tijdens de ontwerpfase is het ideale gebruiksproces van de medicatie module in MijnDossier vastgesteld. Er zijn 2 multidisciplinaire sessies uitgevoerd aangevuld met stakeholder journeys en technische analyses in samenwerking met het bureau EVA. Hieraan hebben 2 patiëntvertegenwoordigers mee gedaan (Cliëntenraad VUmc) en 10 zorgverleners (AMC, VUmc, OLVG West en Erasmus MC). De verschillende disciplines waren goed vertegenwoordigd en iedereen was naar eigen zeggen digitaal vaardig. Er zijn 2 concepten van Medicatieverificatie 3.0 proces vastgesteld: 1 bij opname en 1 bij ontslag (deliverable 10 en 11). Deze concepten zijn besproken met de medicatieveiligheidscommissie van het VUmc. Op hoofdlijnen is een proces vastgesteld dat zich primair richt op de patiënt die gepland in het ziekenhuis moet worden opgenomen. Patiënt ontvangt dan een verzoek of hij in MijnDossier zijn medicatie wil controleren en eventueel aanvullen of wijzigen. De doorgegeven medicatie wordt gecheckt door een apothekersassistent en definitief gemaakt in het elektronisch patiëntendossier door een arts. Eenmaal opgenomen in het ziekenhuis voert de apothekersassistent een gesprek met de patiënt over medicatie. Dit gesprek zal vele malen sneller en beter gevoerd kunnen worden, nu vooraf het medicijngebruik inzichtelijk is gemaakt door de patiënt zelf.
In de tweede fase van het onderzoek is een zogenaamde PRI analyse uitgevoerd. PRI staat voor prospectieve risico inventarisatie. Het doel van PRI was mogelijke knelpunten van het ideale gebruiksproces in kaart gebracht. Wat bijvoorbeeld als de patiënt zelf niet in staat is medicatie in MijnDossier in te voeren? En moeten werkelijk alle pillen en zalfjes worden ingevoerd, of mag de incidentele paracetamol overgeslagen worden? Hiervoor zijn er in totaal 9 interviews uitgevoerd met patienten (n=4), artsen (n=3) en apothekersassistenten (n=2).
In de laatste fase van het onderzoek, de pilot fase, zijn op de polikliniek preoperatieve screening van het VUmc, patiënten geworven die de medicatie functionaliteiten in MijnDossier reeds hebben uitgeprobeerd. Ervaringen van deze patiënten met het gebruik van deze medicatie functionaliteiten zijn geëvalueerd middels een kort interview en een vragenlijst. In totaal zijn er 41 patiënten geïncludeerd; 31 patiënten hebben de vragenlijst volledig ingevuld en retour gestuurd. Uit de analyses blijkt dat met name hoogopgeleide patiënten met hoge gezondheidsvaardigheden MijnDossier gebruiken voor hun medicatie. Meeste deelnemers (71%) hebben aangegeven het belangrijk tot heel belangrijk te vinden om eigen medicatie profiel actueel en juist te houden. Bijna de helft van de deelnemers (48%) gaf aan dat hun medicatie profiel in MijnDossier niet klopte. Medicatiefunctionaliteiten in MijnDossier zijn als gebruiksvriendelijk beoordeeld en leerbaarheid ervan als uitstekend. Echter, er zijn ook een aantal kritiekpunten genoemd. Zo duurt het nu vaak lang voordat verzoeken van patiënten om medicatie aan te passen door de artsen bekeken worden. Deze vertraging wordt waarschijnlijk veroorzaakt doordat het systeem nog geen notificaties verstuurt naar de artsen als een patiënt zo een verzoek heeft ingediend. Daarnaast mag het systeem nog gebruiksvriendelijker worden. In plaats van alleen medicijnen toevoegen of verwijderen, zou een patiënt ook moeten wijzigen in dosering op een makkelijke manier moeten kunnen doorgeven. Patiënten hebben ook behoefte aan instructies hoe ze (op een veilige manier) medicatie functionaliteiten kunnen gebruiken en aan informatie over de medicatie die ze gebruiken. Een instructiefilmpje en linkjes naar informatie over medicatie zijn voorbeelden van laagdrempelige verbeteringen die in MijnDossier doorgevoerd zouden kunnen worden.
Naast ervaringen van patiënten met het gebruik van medicatie module, is tijdens de pilot fase ook gekeken of de door de patiënten aangemaakte medicatie profielen in MijnDossier overeenkomen met medicatie profielen verkregen middels de gouden standaard. De gouden standaard is een gestructureerde medicatie anamnese (GMA) door een apothekersassistente aan de hand van thuismedicatie overzicht (bijv. via LSP) en een gesprek met de patiënt. In totaal hebben de geïncludeerde patiënten, 40 verzoeken om medicatie aan te passen via MijnDossier verstuurd (stop, voeg toe, pas de dosis/frequentie aan). Van deze verzoeken is 88% geaccepteerd door apothekersassistente tijdens GMA. Dit betekent dat de wijzigingen die de patiënten hebben doorgegeven juist en nuttig waren om medicatie profiel actueel en compleet te krijgen.